KImatiX.Rechnungsagent erfasst eingehende Rechnungen automatisch, extrahiert alle relevanten Daten, prüft sie gegen Bestellungen und Budgets, steuert den Freigabeprozess und bucht sie ins Zielsystem – ohne manuelle Eingabe, ohne vergessene Fälligkeiten, ohne Doppelzahlungen.
Eingang
E-Mail, Upload oder Scanner
Extraktion
Alle Felder automatisch erfasst
Prüfung
Abgleich mit Bestellungen & Budgets
Freigabe
Automatischer Freigabe-Workflow
Buchung
Direkt ins Buchhaltungssystem
Eingehende Rechnungen – per E-Mail, Upload oder Scanner – werden automatisch erkannt und zur Verarbeitung aufgenommen. Kein manuelles Weiterleiten mehr.
Nutzen
Beispiel
Eine Rechnung kommt per E-Mail. Der Agent erkennt sie automatisch, extrahiert alle relevanten Daten und legt sie strukturiert im System ab.
Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Positionen, Fälligkeitsdatum – alle relevanten Felder werden automatisch extrahiert und auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.
Nutzen
Beispiel
Der Agent erkennt, dass eine Rechnung keine gültige Steuernummer enthält, und markiert sie automatisch zur manuellen Nachprüfung.
Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen, Verträgen oder Budgets abgeglichen. Der Freigabe-Workflow benachrichtigt die zuständige Person – mit allen relevanten Daten auf einen Blick.
Nutzen
Beispiel
Eine Rechnung über 8.400 € wird automatisch mit der zugehörigen Bestellung abgeglichen und zur Freigabe an den verantwortlichen Einkäufer weitergeleitet.
Freigegebene Rechnungen werden automatisch in Ihr Buchhaltungssystem gebucht – ob DATEV, Lexoffice, SAP oder andere. Konten werden automatisch zugeordnet.
Nutzen
Beispiel
Nach Freigabe bucht der Agent die Rechnung automatisch auf das korrekte Kostenkonto und überträgt sie an DATEV.
Doppelte Rechnungen, ungewöhnliche Beträge, fehlende Pflichtfelder oder abweichende Lieferanten werden automatisch erkannt und zur manuellen Prüfung markiert.
Nutzen
Beispiel
Der Agent erkennt, dass eine Rechnung mit derselben Nummer bereits vor zwei Monaten gebucht wurde, und blockiert sie automatisch.
Kein Systemwechsel notwendig. Der Rechnungsagent integriert sich in Ihre bestehende Buchhaltungs- und Dokumenteninfrastruktur.
Buchhaltung
Dokumenteneingang
Prozess & Workflow
Kostenloses Erstgespräch – wir analysieren Ihren Rechnungsprozess und zeigen, was automatisiert werden kann.
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